Ako už 1,5 mesiaca efektívne pracujeme z domu

Tento článok je vhodný pre freelancerov a firmy, ktorých zamestnanci využívajú homeoffice.

Pod pojmom Home office sa väčšine z vás vybaví benefit  korporátnych spoločností alebo výhoda freelancingu. Koronavírus však rozhodol o tom, že dnes pracuje z domu väčšina z nás. Nie každý je na to zvyknutý a nie každému takýto štýl práce vyhovuje. 

My vo Volis International sme na homeoffice už presne 1,5 mesiaca a nový štýl práce sme si napriek počiatočným ťažkostiam osvojili veľmi úspešne. Preto by sme sa radi podelili o našej skúsenosti.

1. Vytvorte si svoje denné rituály

Keďže home office poskytuje slobodu v pracovnej dobe aj u nás každý z tímu začína svoj deň inak. Ja som sa rozhodol začínať pracovnú dobu o 7:30, aby som si stihol pri raňajkách prečítať v pokoji emaily, vybaviť urgentné veci a bol pripravený na ranný meeting. 

Kolega Michal napríklad začína už o 6:00 a jeho prvé kroky smerujú na prechádzku do lesa so svojou manželkou a psom, kým v lese nie je veľa ľudí. No a máme aj kolegov, ktorí sa so vstávaním vôbec neponáhľajú.

Na čom však záleží, je vytvoriť si zvyky, ktoré dodržiavame každý deň. Sloboda je skvelá, no ľahko sa z nej môže vykľuť 12 hodinový a neefektívny pracovný čas.

2. Určite si fixný pracovný čas

Dôležité preto je stanoviť si fixnú pracovnú dobu, počas ktorej sú ľudia vo firme dostupní online, alebo na telefóne. Náš fixný čas je napríklad od 9:00 do 11:30 a potom od 13:00 do 15:00. Svoju 8 hodinovú pracovnú dobu si môže každý určiť podľa svojich priorít, no zároveň musí byť dostupný pre ostatných v určenom čase.

3. Začnite pracovný deň poradou

Za najdôležitejšiu vec, ktorú Vám odporúčame robiť, je si každé ráno ( u nás 9:00) zorganizovať skupinový online hovor so všetkými Vašimi spolupracovníkmi. My ho nazývame “ranné fleshky” a prebieha pomocou Google Hangouts. Ten pre menšie firmy úplne postačuje a je zadarmo.
Každý z teamu zrekapituluje hlavné úlohy, ktorým sa venoval predošlí deň a stanoví si 1-3 najdôležitejšie úlohy aktuálneho dňa, ktoré sa musia ten deň splniť. Bez toho porada nemá zmysel. Po porade ešte podľa potreby prebiehajú individuálne konzultácie ku úlohám, ktoré si potrebujeme prejsť.

4. Spravte si dobré pracovné prostredie

Ešte pred tým než sa pustíte do práce (ideálne ešte pred poradou), je potrebné mať správne pracovné prostredie.

• Pyžamo je fajn v posteli, ale nie pri práci – tak ako sa neodporúča učiť sa v izbe, kde je posteľ, na ktorej spávate, tak sa neosvedčilo pri home office zostať oblečený v pyžame či inom domácom oblečení. Je to pre vašu hlavu stimul, ktorý spôsobuje lazy mode.
• Vytvorte si doma svoju kanceláriu – vyberte si doma jednu izbu, ktorú budete používať ako pracovňu, ak to nie je možné vyčleňte si v izbe svoj kútik so stolom a stoličkou, odkiaľ budete prácu vykonávať.
• Vraj uprataný stôl zvyšuje koncentráciu na prácu – neplatí to u každého. Záleží to od Vášho zmyslu pre poriadok alebo od pracovného vyťaženia 😀

5. Určite si pravidlá

• Dohodnite si s kolegami čas, kedy Vás môžu atakovať s otázkami, aby Vás nevyrušovali pri práci na iných úlohách. Koncentrácia sa veľmi ťažko získava a o to ľahšie stráca. U nás máme tzv. konzultačné bloky, v ktorých môžu zamestnanci očakávať, že budú kontaktovaní niekým iným.
• Robte pauzy, ale nie dlhšie ako by ste ich mali bežne v kancelári – nevypadnete z tempa.
• Ak máte rodinu, vysvetlite im, že to že ste doma neznamená, že nemáte čo robiť a nudíte sa za počítačom – poproste ich, aby Vás bezdôvodne nevyrušovali. Vyhnete sa tak predlžovaniu pracovnej doby a neefektivite pri plnení úloh.

6. Efektívne manežujte úlohy

• Najťažšiu a najdôležitejšiu úlohu začnite robiť ako prvú – ráno je Vaša koncentrácia na najvyššej úrovni a práca Vám ide od ruky.
• Check list úloh je alfa a omega bojovej stratégie. Vyškrtávanie hotových vecí vo Vás vyvolá pocity šťastia a prázdny dokonca eufóriu. My na zadávanie úloh používame aplikáciu Basecamp.
• Sociálne siete a notifikácie sú samovražda – vypnite si počas práce notifikácie na všetky aplikácie nesúvisiace s prácou.
• Meetingy si naplánujte ráno – ranná porada slúži aj na dohodnutie si prípadných online meetingov s kolegami. Ak tak urobíte, prácu si lepšie naplánujete a na konci dňa odchádzate so splnenými úlohami. V opačnom prípade sa sami dostanete pod tlak a stres. Máme to vyskúšané nerobte to 😀
• Trackujte si čas a úlohy, na ktorých pracujete – je to v prvom rade dôležité pre manažérov, ale aj pre vás, aby ste mali jasno v tom, ktoré úlohy vám koľko zabrali (a koľko vám budúcnosti zaberú podobné úlohy). Presný zoznam úloh si viete pozrieť, za ktorýkoľvek deň, aký od Vás budú požadovať. U nás vo Volise na to používame aplikáciu Toggle.
• Zadajte si do kalendára kedy budete pracovať na top úlohách na tento týždeň. Nie len pre seba, ale aby vaši kolegovia videli, kedy vás neradno vyrušovať.

7. Koniec pracovného dňa rýchlou poradou

Rovnako koniec pracovného dňa u nás končí záverečnými tímovými online callmi (performance, development a account tím) o 16:00, kde sa skontroluje splnenie úloh. Tí ktorí si radi ráno dlhšie pospia pokračujú vo svojej práci ďalej, iní odchádzajú k svojím malým ratolestiam alebo do záhrad. Dôležité však je mať deň uzavretý.

8. Žite

Pokiaľ sa dá, dodržiavajte pracovnú dobu. Od veľa ľudí v brandži počúvam, že pracujú oveľa viac, ako inokedy. Veď čo by inak robili.

Veľa z nás muselo v aktuálnej situácii podávať vyššie výkony. Pokiaľ však nebudete oddeľovať súkromný a pracovný čas, stále budete mať pocit časovej rezervy na ďalšie úlohy. To môže roztočiť nebezpečnú špirálu na ktorej konci prídete o súkromný život aj všetku motiváciu pracovť ďalej.